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Encerramento de 2018: mudança de ano base no SIGA

Ofício Circular nº 18/2018 – PRPPG

Curitiba, 20 de dezembro de 2018

 

Assunto: Encerramento de 2018: mudança de ano base no SIGA

 

Prezados Coordenadores e Secretários,

 

Com o encerramento do exercício de 2018, gostaríamos de reforçar um conjunto de procedimentos e ações que visam facilitar o registro das atividades na plataforma SIGA.

 

Entendemos que, nesse momento, a uniformização de procedimentos é necessária para melhorar a gestão de nossos programas de pós-graduação e, algumas informações pertinentes ao exercício ano de 2018 devem ser registradas no sistema antes que ocorra a mudança de ano base (2019). Nesse sentido, pedimos especial atenção quanto aos procedimentos requeridos quando da realização dessa operação.

 

CALENDÁRIO PARA MUDANÇA DO ANO BASE

Não há um calendário fixo que para efetuar a mudança do ano base de 2018 para 2019. Todavia, nenhum evento referente a 2019 (processos seletivos, matrículas, etc.) poderá ser realizado se o ano base de 2018 não tiver sido encerrado. Por outro lado, algumas atividades relativas a 2018 não poderão mais ser alteradas a partir do ato de encerramento do ano de 2018 – portanto, especial atenção é necessária antes de efetuar a mudança de ano base.

 

 

PROCEDIMENTOS PARA MUDANÇA DE ANO BASE NO SISTEMA SIGA

Em linhas gerais, a troca de ano base significa “fechar” o sistema para aquele ano. Antes de efetuar a trocar do ano base é preciso que todas as informações de 2018 sejam inseridas na plataforma SIGA, pois, salvo poucas exceções, a incorporação de novos dados não poderá ser realizada posteriormente.

As informações que podem ser inseridas após a troca de ano base referem-se exclusivamente àquelas que já foram registradas no exercício de 2018 – como, por exemplo, a inserção da versão final da ata de defesa ou ainda a colocação de conceitos/notas em disciplinas já cursadas.

As demais informações (como lançamento de disciplinas, matrículas, cancelamentos, registros de início e término de projetos, etc.) somente poderão ser inseridas antes da mudança de ano base. Logo, recomenda-se atenção antes de efetuar a mudança.

Deste modo, antes de abrir o chamado solicitando o fechamento de 2018 é necessário que o PPG ajuste e confira todas as informações inseridas no sistema.

 

 

PRINCIPAIS PONTOS DE AJUSTE ANTES DA MUDANÇA DE ANO BASE

A seguir estão listados alguns pontos que devem ser considerados antes do fechamento do ano base corrente (2018) e que merecem destaque:

 

  • Discentes
    1. Defesas realizadas: após a mudança do ano base é possível apenas instruir a pós-defesa (no que se refere aos documentos pertinentes). É muito importante que, ao final do exercício, o aluno que defendeu sua dissertação ou tese ao longo de 2018 apareça no sistema como “titulado”.
    2. Desligamentos, desistências e trancamentos: os alunos que foram desligados, que desistiram ou que trancaram matrícula no curso em 2018 deverão ser declarados antes do fechamento do ano base. O cruzamento com os dados da plataforma SUCUPIRA tem revelado discrepâncias entre as informações prestadas à CAPES e as de gerenciamento da UFPR.
    3. O cancelamento de matrícula em disciplina é de responsabilidade do discente e somente poderá ocorrer durante a primeira metade da programação da disciplina. Tais solicitações devem ser efetuadas de acordo com a Resolução 32/17-CEPE. A solicitação extemporânea de cancelamento de matrícula em disciplina não será atendida através de chamado à equipe SIGA.

 

  • Docentes
    1. Atualização do corpo docente: credenciamento, descredenciamento e mudanças de categoria também deverão ser registrados antes do fechamento do ano corrente. Após esse período não será possível efetuar mudança de vínculo do corpo docente.

 

  • Disciplinas
    1. É obrigatório fazer o registro de oferta de todas as turmas em todos os períodos e respectivos alunos matriculados, todos os cancelamentos, etc.
    2. As disciplinas encerradas no segundo semestre poderão, quando necessário, ter suas notas/conceitos registradas em 2018; todavia, inserções/exclusões de alunos não serão possíveis (ou seja, apenas serão permitidos os registros de frequência e conceitos).

 

  • Projetos de Pesquisa
    1. Atualização do cadastro de projetos de pesquisa antes do encerramento do ano corrente.
    2. Inserção de novos projetos e encerramento de projetos de pesquisa iniciados no exercício de 2018 também são obrigatórios antes da mudança de ano base.

 

 

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